Don de documents d’archives

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Aperçu

L’équipe de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) accepte des archives (c’est-à-dire des documents non publiés) dans tous les formats et dans toutes les langues. Les documents peuvent avoir été créés au Canada ou à l’étranger, pourvu qu’ils portent sur des sujets liés à l’histoire et à la culture canadiennes. Si vous avez des documents à donner qui pourraient intéresser les Canadiens, nous voudrons peut-être les ajouter à notre collection.

Nous évaluons les documents selon leur rareté et leur état physique, et nous déterminons s’ils s’harmonisent bien aux autres articles de la collection. Nous nous intéressons particulièrement aux archives créées à l’époque de la Confédération (1867) ou avant.

Ce que vous pouvez offrir

Nous recueillons divers types d’archives :

  • Lettres et journaux
  • Photos
  • Dessins et tableaux
  • Enregistrements sonores ou vidéo
  • Cartes, graphiques et plans architecturaux
  • Timbres-poste et documents connexes
  • Documents opérationnels

Documents numériques

Si vous offrez des documents numériques, assurez-vous qu’ils respectent les critères suivants :

  • Ils peuvent être lus et ne sont pas encodés de façon à ce qu’on ne puisse pas y accéder
  • Une analyse confirme qu’ils sont exempts de virus
  • Ils ne contiennent pas de signatures numériques ni de mots de passe
  • Ils ne contiennent pas de macros ni de champs mis à jour automatiquement (p. ex. une date)
  • Ils ne sont pas combinés à d’autres types de documents

Ce dont vous avez besoin avant d’offrir vos archives

Si possible, rassemblez les renseignements ci-dessous pour nous aider à comprendre vos documents :

  • La personne qui les a créés
  • Leur date de création
  • Les sujets sur lesquels ils portent
  • L’endroit d’où ils proviennent (leur origine)
  • Leur propriétaire actuel et la possibilité pour cette personne d’offrir de façon permanente la propriété légale des documents à BAC
  • L’endroit où ils se trouvent actuellement (ville et province)

Renseignements sur vos documents

Organisation des documents

Nos experts doivent recevoir les documents dans l’ordre dans lequel ils étaient entreposés afin de comprendre comment ils étaient utilisés. Communiquez avec dons-gifts@bac-lac.gc.ca si vous avez des questions avant d’organiser les documents.

  • Gardez les documents dans leur ordre original
  • Gardez les enveloppes avec les lettres
  • Ne placez pas les documents dans des classeurs à anneaux
  • Ne retirez aucun document
  • Ne retirez pas les trombones, les agrafes, les attaches, les dossiers, les revêtements de plastique ou les jaquettes

Entreposage des documents

Protégez vos documents en les entreposant dans un endroit sec où la température est contrôlée, à l’écart des insectes ou de la nourriture.

Comment offrir vos archives

Soumettez le formulaire PDF dûment rempli à l'équipe des dons : dons-gifts@bac-lac.gc.ca

Remplir et sauvegarder des formulaires en format PDF

Pour remplir et sauvegarder un formulaire en format PDF, il faut d’abord télécharger et ouvrir le formulaire à l’aide du logiciel gratuit Adobe Acrobat Reader DC :

  1. Sauvegardez le formulaire :
    • Windows : Cliquez sur le lien avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Enregistrer le lien sous ou Enregistrer la cible du lien sous…
    • Mac : Avec la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur le lien. Sélectionnez ensuite Télécharger le fichier lié sous… ou Enregistrer la cible du lien sous…
  2. Enregistrez le formulaire dans un dossier que vous pourrez facilement retrouver.
  3. Lancez Adobe Reader.
  4. Allez dans le dossier où vous avez enregistré le fichier pour ouvrir celui-ci. Vous pouvez maintenant remplir et sauvegarder le formulaire.

Énoncé de confidentialité

Les renseignements sur les dons sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ils ne seront pas communiqués à l’extérieur de BAC. Pour de plus amples renseignements, consultez nos avis.

Formulaire - Offrir vos archives (PDF, 436 Ko)

Veuillez ne pas nous envoyer d’archives avant qu’on vous le demande.

Après avoir offert vos archives

Après avoir reçu votre formulaire, nos experts pourraient communiquer avec vous pour obtenir de plus amples détails. Ils pourraient demander de voir les documents à l’endroit où ils se trouvent actuellement, ou de les examiner dans l’un de nos bâtiments, au besoin.

Si votre don est accepté

Voici la marche à suivre si nos experts acceptent vos documents et vous demandent de les apporter à BAC.

Déplacement des documents

Notre équipe vous aidera à transporter vos documents à nos bureaux, où ils seront enregistrés et traités.

Changement de propriétaire

Nous préparerons une entente écrite pour transférer la propriété légale de vos documents. Une fois que vous et un responsable de BAC avez signé cette entente, les documents deviennent notre propriété.

Établissement du droit d’auteur et des droits moraux

Une fois votre offre acceptée, vous devez discuter du droit d’auteur et des droits moraux avec BAC. Nous pouvons conserver un document dans notre collection sans détenir ces droits. Si vous décidez de garder ces droits, l’équipe de BAC communiquera avec vous chaque fois qu’un chercheur nous demandera de publier vos documents.

Ajout de vos documents à notre collection

Les experts de BAC passeront vos documents en revue et pourraient ne choisir que certains articles à ajouter à la collection. Tout document qui n’a pas été choisi peut vous être retourné ou détruit en toute sécurité.

Les experts disposeront de vos documents et les décriront selon les normes et les pratiques archivistiques. L’état des documents sera évalué, et ceux-ci seront traités au besoin.

Vos documents seront ensuite entreposés pour être préservés à long terme. Ils seront répertoriés dans notre catalogue et pourront être consultés par n’importe qui, à moins que vous ayez établi des restrictions avec BAC.

Établissement d’un délai avant que les documents puissent être consultés

Nous souhaitons que n’importe qui puisse consulter notre collection. Cependant, l’équipe de BAC doit parfois protéger des renseignements personnels ou de nature délicate pendant une période déterminée. L’expert responsable de vos documents vous aidera à déterminer les limites liées à leur consultation.

Obtention d’une évaluation et d’un reçu officiel

Vos documents seront évalués et se feront attribuer une valeur. Les donateurs recevront un reçu officiel de ce montant qu’ils pourront utiliser pour obtenir un crédit d’impôt.

Certification de la propriété culturelle

Selon les résultats de l’évaluation, vous pourriez être admissible à un autre avantage fiscal. Nous pouvons demander que la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels considère vos documents comme une propriété culturelle.

Si votre don n’est pas accepté

Nous ne pouvons pas accepter tous les dons d’archives. Notre équipe pourrait vous conseiller de communiquer avec des archives provinciales ou régionales, ou une autre institution du patrimoine documentaire.

Contactez-nous

Courriel
dons-gifts@bac-lac.gc.ca
Téléphone (ligne fixe)
819-934-5793
Téléphone mobile
613-883-1359
Téléphone (sans-frais)
1-866-578-7777
ATS
613-992-6969
ATS (sans-frais)
1-866-299-1699