Résumé des discussions
Présents : Anita Price (Association of Nova Scotia Museums); Laura Madokoro (Département d’histoire et d’études classiques, Université McGill); Constance Crompton (Département de communication, Université d’Ottawa); Colleen Murphy (Bibliothèque de l’Université de Regina); Jean-Pierre Morin (Affaires autochtones et du Nord Canada); Alison Blackburn (Bibliothèque publique d’Ottawa); David Obee (expert en généalogie); Ry Moran (Centre national pour la vérité et la réconciliation); Deborah Kigjugalik Webster (chercheuse indépendante et auteure); Ryan Shackleton (Know History); Renee Harden (Bibliothèque et Archives Canada); et Johanna Smith (Bibliothèque et Archives Canada, présidente).
Observateurs et présentateurs de Bibliothèque et Archives Canada : Benjamin Ellis, Mario Gasperetti, Dominique Foisy-Geoffroy, Normand Charbonneau, Sheila Ross, Karin MacLeod et Allison Bullock.
Présentateurs invités : Alethea Woods (Phoenix SPI), Erican Vanden Bosch (Conseil consultatif jeunesse de BAC) et Heather Townsend (Conseil consultatif jeunesse de BAC).
Absents : Pam Wright (National Archives and Records Administration, États-Unis) et Frédéric Giuliano (Archives de l’Université McGill).
1. Réunion conjointe du Comité consultatif sur les services et du Comité consultatif sur les acquisitions – Présentations et mot d’ouverture
Normand Charbonneau (bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint) présente les membres du Comité consultatif sur les acquisitions et du Comité consultatif sur les services et leur souhaite la bienvenue, et mentionne qu’il s’agit de la première réunion conjointe de ces deux organismes consultatifs. Il présente l’ordre du jour de la première journée de réunions, lequel est accepté sans modification.
2. Plan d’action en matière de patrimoine autochtone
Mme Johanna Smith (directrice générale, Direction générale des services au public de BAC) donne un aperçu de l’ébauche du plan d’action en matière de patrimoine autochtone de BAC. Le plan comprend 27 mesures organisées en quatre catégories : changement institutionnel, mobilisation et collaboration, gestion des collections ainsi que promotion et soutien. Même si BAC a déjà des initiatives autochtones en cours, le plan constitue une façon d’officialiser les initiatives futures et de veiller à consigner tout ce qui est réalisé. La préparation d’un plan d’action robuste permet également à BAC de rendre clairs ses engagements à nos partenaires autochtones.
BAC souligne qu’il est important d’avoir un plan d’action visible et public pour veiller à ce que tout programme susceptible d’être éliminé ne disparaisse pas sans préavis ou reddition de comptes. En ce qui concerne la reddition de comptes, les membres demandent à quoi elle ressemble à BAC. BAC n’a rien d’officiel, ou de consigné par écrit, pour le moment à ce sujet pour ce plan, mais nous rendons des comptes par l’entremise de nos comités consultatifs. De plus, BAC rassemble actuellement des personnes pour discuter de la façon dont nous établirions des points de référence et des rapports pour les activités dans le cadre du plan d’action.
Les membres discutent de l’importance de la durabilité du plan d’action en matière de patrimoine autochtone de BAC. Même si le financement attribué précisément à ces programmes n’est que pour quelques années, on estime qu’il a besoin d’être associé à quelque chose de plus permanent et d’être intégré aux activités courantes de BAC.
Les membres mentionnent un autre élément important du plan d’action, à savoir comment communiquer le plus efficacement possible leurs projets et activités. BAC a embauché un conseiller en communications avec les Autochtones et établit actuellement une stratégie de communication. Les membres présentent une suggestion : BAC devrait également fournir, régulièrement, des mises à jour aux milieux des archives et des bibliothèques (par l’entremise des conseils d’archivistes, par exemple). De plus, les membres soulignent le besoin de communiquer directement avec les collectivités dans le cadre du processus d’établissement de relations.
3. Description sensible sur le plan culturel
Comme suivi de l’exposé présenté en mai 2018, qui comprenait un sondage sur la façon dont les autres organismes gèrent leurs descriptions inappropriées ou offensantes, M. Dominique Foissy-Geoffroy (chef de cabinet du bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint) présente l’ébauche des lignes directrices de la politique de BAC pour la gestion du langage offensant dans les titres du matériel concernant le patrimoine autochtone. La procédure concerne uniquement les documents archivistiques (par opposition au matériel publié). Le service à la clientèle et la capacité de découverte, ainsi que la réconciliation, constituent le principal accent de cet instrument. Dans tous les cas, le document original sera préservé et le jugement de l’archiviste servira à décider le moment où de la terminologie supplémentaire sera ajoutée. Un avis public sera ajouté aux documents jugés inappropriés et une fenêtre contextuelle informera le chercheur qui visionne le document que celui-ci contient des termes offensants.
Les membres estiment que la procédure constitue une bonne première étape et se demandent si des approches semblables concernant les documents sensibles sur le plan culturel sont adoptées ailleurs. D’après BAC, aucun organisme de grande taille n’a établi une procédure semblable. BAC communiquera la procédure à d’autres organismes et tentera de l’améliorer par la consultation.
Certaines suggestions immédiates comprennent la modification du message de la fenêtre contextuelle, de « peut être offensant » à « contient du matériel offensant », et l’intégration d’une marque d’horodatage qui indique aux utilisateurs quand les nouvelles modalités ont été appliquées et reflète le défi associé à l’application de ces modifications. Les membres estiment qu’il est important de faire le suivi de ces modifications et de chercher à utiliser la technologie pour les faciliter.
En général, les membres s’intéressent à l’applicabilité plus vaste de la procédure puisqu’il existe du langage raciste associé à des fonds documentaires de collectivités multiculturelles. BAC prend de petites mesures pour commencer et jugera, au fur et à mesure qu’il appliquera la procédure, dans quelle mesure on peut l’appliquer dans d’autres fonds.
4. Réunification virtuelle
Sheila Ross (analyste de la recherche stratégique, Division de la recherche stratégique et des politiques de BAC) donne un aperçu de la recherche qu’elle a effectuée sur la réunification virtuelle. Cette recherche vise à comprendre le concept et le contexte de la réunification virtuelle et à fournir des définitions, des exemples, un contexte plus vaste, les principaux enjeux et les défis. La réunification virtuelle consiste à « rassembler des collections patrimoniales physiquement dispersées pour produire une représentation regroupée et numérisée d’artefacts, d’œuvres littéraires et artistiques ou de documents d’archives dispersés d’une origine unique ou d’une provenance commune. On croit qu’elle a un potentiel important d’atténuation des défis géographiques, matériels et politiques liés eu regroupement de collections dispersées ». Une partie de la recherche visait également à examiner les conséquences de la réunification virtuelle pour les bibliothèques et les archives, et plus particulièrement pour BAC et son mandat.
Les membres donnent d’autres exemples de projets de réunification, comme le Centre national pour la vérité et la réconciliation (CNVR), qui réunit les collections numériques liées aux pensionnats indiens provenant de dépôts partout au Canada.
Les membres soulignent qu’il y a des considérations techniques qui doivent être prises en compte dans la réunification virtuelle. Des identificateurs de ressource uniformes stables et la création d’un dépôt numérique stable pour les documents faciliteront la création de données liées. Cette stabilité est quelque chose que bien des organisations ne peuvent offrir, mais BAC pourrait y aspirer.
Il y a également une conversation générale sur ce qu’il advient d’un bien ou d’un objet physique une fois qu’il a été numérisé. Une fois que quelque chose est numérisé, il devient plus librement disponible et cette disponibilité diminue-t-elle sa valeur? Un objet numérisé devient-il vulnérable à une restructuration ou à une réutilisation dans un contexte différent qui déforme son contexte original? Avons-nous besoin de l’objet physique?
Les membres pensent que la réunification virtuelle peut rétablir des relations de nation à nation, ce qui favoriserait la diplomatie interne. Le Canada a beaucoup à offrir pour ce qui est d’aider à préserver et à protéger l’information, et cela devrait être un élément important de notre identité. La diplomatie culturelle, par des actes de rapatriement et de retour de contrôle, devrait être un élément important de l’identité nationale du Canada.
5. Installation conjointe avec la Bibliothèque publique d’Ottawa
Mme Smith et M. Mario Gasperetti (directeur de projet, Installation conjointe BAC-BPO) présentent le contexte et une mise à jour sur la future installation conjointe qui sera partagée par la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) et BAC. En novembre 2018, le gouvernement du Canada a accordé l’approbation du projet et le pouvoir d’engager des dépenses pour l’installation conjointe et la Ville d’Ottawa a annoncé et entamé des négociations avec l’équipe de conception privilégiée (Diamond Schmitt Architects et KWC Architects). Pour BAC, cette installation conjointe sera l’occasion d’accroître sa visibilité en tant que destination, d’élargir sa clientèle, d’enrichir l’expérience des clients, d’harmoniser son modèle de service avec des espaces plus ouverts et accessibles, de moderniser son infrastructure technique et d’offrir des commodités qui correspondent à son rôle d’institution de premier plan en matière de patrimoine documentaire.
Les membres s’intéressent à la façon dont la nouvelle installation influera sur les services publics et échangent quelques idées sur les services qui devraient demeurer une priorité. Certains sont d’avis que les heures d’ouverture de BAC devraient être maintenues, et même prolongées. Mme Smith explique que BAC s’efforcera d’adopter des heures d’ouverture qui correspondent à celles de la Bibliothèque publique d’Ottawa.
La généalogie est l’un des services publics de BAC qui seront améliorés dans la nouvelle installation grâce à une collaboration avec la BPO. Certains membres estiment que l’on pourrait améliorer ce domaine pour qu’il reflète davantage l’ensemble du Canada, au lieu d’être trop étroitement axé sur Ottawa.
On s’intéresse également au type d’espace d’exposition qui serait disponible et à la possibilité de l’utiliser pour des expositions organisées conjointement avec des institutions de partout au Canada. M. Gasperetti confirme que l’espace d’exposition sera partagé avec la BPO et comprendra des projets de collaboration.
Les membres pensent également qu’il serait bon d’avoir une forte composante autochtone dans la nouvelle installation; il pourrait s’agir par exemple d’un centre d’interprétation ou d’un espace communautaire.
6. Examen du procès-verbal du Comité consultatif sur les services du 4 septembre 2018
Le matin du 6 décembre 2018, les membres du Comité consultatif sur les services (CCS) se réunissent séparément du Comité consultatif sur les acquisitions. Mme Smith accueille de nouveau les membres au 395, rue Wellington et présente l’ordre du jour de la deuxième journée, ainsi que le procès-verbal de la réunion précédente du CCS qui a eu lieu le 4 septembre 2018. L’ordre du jour et le procès-verbal sont approuvés sans modification.
7. Résultats du sondage auprès des clients
Alethea Woods (présidente, Phoenix SPI) donne aux membres du CCS un aperçu du Sondage auprès des clients de BAC qui a récemment été réalisé et qui mesurait la satisfaction, les impressions, les priorités et les préoccupations des clients. Elle explique la méthode du sondage et souligne les résultats très positifs pour BAC. Les constatations ont fait ressortir deux domaines clés sur lesquels BAC pourrait se concentrer pour améliorer davantage la satisfaction des clients : la visibilité/sensibilisation et la navigation en ligne. Mme Woods fait remarquer que les résultats ont été plus positifs avec les clients de BAC ayant de l’expérience et moins positifs avec les nouveaux utilisateurs. Elle souligne également les excellents résultats liés aux impressions qu’ont les clients à propos des employés de BAC.
Les membres du CCS mentionnent des initiatives connexes qui pourraient améliorer encore plus la satisfaction de la clientèle. Il s’agit notamment de la façon dont la nouvelle installation conjointe de BAC pourrait sensibiliser les utilisateurs inexpérimentés. Les membres font également la suggestion suivante : BAC pourrait accorder la priorité aux campagnes de promotion et de sensibilisation pour les services qu’utilisent le plus les utilisateurs inexpérimentés, et font remarquer que les chercheurs chevronnés sont moins susceptibles d’avoir besoin d’information ou d’aide.
Plusieurs membres recommandent d’apporter des changements au site Web de BAC à titre d’étape clé. Ils suggèrent un site Web plus dynamique qui comprendrait des mises à jour sur les projets de BAC.
Les membres formulent des recommandations quant à la méthode à suivre pour les sondages futurs. Ils font remarquer, par exemple, que certaines catégories d’utilisateurs sont floues et pourraient être plus distinctes pour que BAC comprenne mieux les besoins particuliers de ses groupes clients.
Mme Smith fait remarquer que BAC demandera l’avis du CCS dans la prochaine version du sondage. Elle assure aux membres que BAC sera réceptif aux résultats du sondage et qu’il fera des efforts supplémentaires dans des domaines comme la numérisation, l’orientation, l’amélioration des installations Web et les services de généalogie.
8. Les jeunes et le rôle des bibliothèques et des archives : Discussion avec des représentants du Conseil consultatif jeunesse de BAC
Deux membres du Conseil consultatif jeunesse (CCJ) de BAC, Mme Heather Townsend et Mme Erica Vanden Bosch, présentent aux membres du CCS un aperçu du travail du CCJ et animent une discussion de groupe pour les membres sur le rôle des jeunes dans les bibliothèques et archives.
Mme Townsend et Mme Vanden Bosch expliquent la composition, la portée et l’accent du CCJ, qui est composé de 20 membres de la région de la capitale nationale, tous âgés de 19 à 25 ans. Les membres proviennent de divers milieux scolaires et professionnels et ont une exposition variée à BAC. Le CCJ est un comité informel et novateur qui encourage la réflexion prospective et le remue-méninges. Ils se concentrent actuellement sur le patrimoine documentaire numérique et sur les façons dont les technologies et les plateformes numériques peuvent accroître la sensibilisation et l’accès. Le CCJ a discuté de plusieurs sujets à ce jour, y compris les médias sociaux, les outils numériques, l’externalisation ouverte, le sommet des bibliothèques, archives et musées et l’installation conjointe BAC-BPO.
Les membres apprécient l’exposé. Ils font remarquer que les étudiants acquièrent une bonne connaissance de BAC grâce à des cours universitaires qui leur permettent de venir sur place à BAC, à des fins de recherches ou de visites. Mme Smith convient qu’il est important de faire participer les étudiants et que BAC aimerait élargir ses programmes afin d’inclure la sensibilisation des écoles et des étudiants.
Les membres émettent une suggestion : BAC pourrait faciliter le développement d’une communauté de jeunes professionnels de la recherche et aider à coordonner les activités. Mme Townsend convient que la collaboration entre pairs serait utile. Mme Smith accepte d’appuyer une telle entreprise si d’autres personnes sont intéressées.
Les membres soulignent les nombreux obstacles physiques à l’emplacement de BAC à Ottawa qui existent ou qui sont perçus comme des obstacles pour les jeunes. Ils font remarquer que BAC peut être un endroit intimidant et que les jeunes ne connaissent pas tous les outils et les processus de BAC, dont certains sont désuets. Selon eux, les jeunes seraient mieux servis par les services en ligne et numériques de BAC. D’autres membres suggèrent la création de guides de l’utilisateur adaptés aux jeunes et aux sujets qui les intéressent le plus.
Les membres soulignent également que la nouvelle installation conjointe de BAC et de la BPO constitue une occasion de mieux faire participer les jeunes. Ils suggèrent l’interaction numérique, ainsi que l’intégration d’espaces créatifs et décontractés.
Les membres demandent s’il y a des membres autochtones inclus dans le CCJ. Mme Vanden Bosch confirme qu’il y en a.
Tous les membres conviennent que le CCS devrait inclure un étudiant ou un jeune professionnel parmi ses membres. Mme Smith s’engage à ajouter un nouveau jeune membre dès que possible.
9. Stratégie pour les journaux
Le CCS se joint de nouveau au Comité consultatif des acquisitions pour l’exposé final de la réunion. Mme Alison Bullock (directrice, Acquisitions, Direction générale du patrimoine publié de BAC) et Karin MacLeod (gestionnaire, Division des acquisitions publiées) donnent un aperçu de la façon dont BAC développe sa collection de journaux, afin de combler ses lacunes. Il y a une forte demande de journaux à des fins de recherche et les objectifs de BAC sont les suivants :
- Établir une collection complète de journaux canadiens.
- Fournir un accès numérique dans la mesure du possible.
- Assurer la gestion et la préservation à long terme.
On demande au Comité s’il estime qu’il y a des lacunes dans la collection de journaux ou si certains des domaines abordés dans l’exposé (intégralité, accès numérique et gestion/préservation) devraient avoir priorité sur d’autres.
Les membres demandent quels sont les types de modèles d’accès et d’attribution de licences que BAC envisage d’utiliser pour sa collection de journaux. Idéalement, BAC aimerait offrir au public un accès gratuit aux journaux. Ce type d’accès pourrait comporter une période d’embargo, après quoi le public pourrait accéder au contenu. BAC aimerait disposer d’une collection complète de journaux qui serait accessible par l’entremise d’un seul portail.
Pour ce qui est du contenu, les membres sont curieux de savoir si BAC saisit ou non l’intégralité du contenu d’un journal numérique (c.-à-d. les publicités). Le projet pilote de BAC s’est penché sur cette question, en consultation avec les archivistes, et a déterminé que l’ensemble du contenu et la façon dont il est organisé sur la page sont importants, ce qui signifie que BAC tentera d’acquérir le fichier de réplique de l’éditeur. La question de la vitesse à laquelle le contenu peut changer dans les journaux numériques est également soulevée. Même si une histoire peut changer plusieurs fois par jour, le programme d’archivage Web de BAC peut saisir ces changements. Toutefois, la Direction générale du patrimoine publié aimerait consulter le Comité à une date ultérieure sur cette question et sur le nombre de versions d’une histoire que BAC devrait saisir. Le droit à l’oubli est aussi de plus en plus un problème avec les journaux numériques, mais BAC a récemment publié une politique de retrait solide qui peut être appliquée à ces cas.
10. Conclusion
M. Charbonneau et Mme Smith remercient les membres de leur participation et s’engagent à tenir une autre réunion au printemps 2019. Mme Smith demande aux membres du CCS leurs premières impressions concernant les réunions conjointes avec le Comité consultatif sur les acquisitions et la plupart d’entre eux répondent positivement. Elle suggère qu’un format similaire soit utilisé pour la réunion du printemps.