La tenue de documents et la gouvernance, septembre 2022

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ISSN 1916-5714

Dans ce numéro

Section 1 – Actualités générales

Canada

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)

Lancement du Bureau d’expertise en gestion de l’information gouvernementale

Formé d’une équipe d’experts de BAnQ, ce bureau d’expertise accompagnera les ministères et les organismes dans le contexte de la transformation numérique de l’État et de la nouvelle réalité liée au télétravail. Concrètement, il vise à développer leur compétence et à favoriser leur autonomie en matière de gestion de l’information gouvernementale.

Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée du Canada et de certaines provinces

Des gardiens de la vie privée signent une entente de collaboration

Les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta, de la Colombie-Britannique, du Québec et du Canada ont récemment conclu un protocole d’entente qui favorisera la collaboration entourant la protection de la vie privée dans le secteur privé.

Australie

Un comité parlementaire estime que les messages chiffrés devraient être conservés en tant que documents gouvernementaux (en anglais)

Selon un rapport parlementaire (PDF) paru récemment, les fonctionnaires devraient conserver tous les documents traitant de décisions gouvernementales, y compris les messages transmis aux ministres par messagerie chiffrée ou sur les médias sociaux. Le rapport souligne également la nécessité, pour les instances de gestion de l’information, d’adapter la définition de « document du Commonwealth » à mesure que la technologie évolue afin d’en assurer la clarté.

Bénin

Adoption d’une politique nationale de développement des archives

Le gouvernement a récemment adopté la politique nationale de développement des archives 2022-2030, en phase avec les orientations du programme d’actions du gouvernement. Scindée en axes stratégiques et plans d’opérationnalisation, elle sera pourvue de ressources considérables et accompagnée d’un mécanisme efficace de suivi-évaluation.

Finlande

Programme de numérisation 2021-2024 et politique de développement des collections de la Bibliothèque nationale (en anglais)

Le programme de numérisation présente les documents qui sont prêts pour la numérisation et ceux que la Bibliothèque nationale entend numériser une fois le financement nécessaire réuni. Quant à la politique de développement des collections, elle montre que les collections de la Bibliothèque nationale sont étroitement liées à la transparence des démarches scientifiques et à la recherche.
Voir aussi : Plan pour recueillir le contenu en ligne 2021-2024 (en anglais)

Jamaïque

Création du Commissariat à l’information (en anglais)

Le Commissasriat à l’information, qui conseillera le gouvernement sur les questions de protection des données et d’accès à l’information, pourra bientôt commencer ses activités.
Voir aussi (en anglais) : Nomination du commissaire et du sous-commissaire à l’information (Bahamas); Adoption du projet de loi sur l’accès à l’information (Gambie); Entrée en vigueur du Règlement sur l’accès à l’information (Soudan du Sud)

Luxembourg

Création d’un laboratoire de technologie gouvernementale

Le GovTech Lab accélérera le développement et le perfectionnement des services publics numériques. Il vise à soutenir une culture de l’innovation et de changement au sein de l’État afin de repenser les procédures et les flux opérationnels et d’intégrer divers principes aux nouvelles solutions (numérique par défaut, réflexion conceptuelle et souci du service dès la conception).

Malaisie

Lancement d’un nouveau service infonuagique (en anglais)

Un nouveau service infonuagique, MyGovCloud, vient bonifier le Centre de données du secteur public. Tous les organismes publics du pays l’utiliseront. L’objectif est de faire migrer 80 % des données gouvernementales vers le nuage en 2022. Les organismes auront ainsi accès à des services plus ciblés, rapides et efficaces.

Maroc

Lancement du nouveau Portail national des données publiques ouvertes

Dans le cadre de la contribution au renforcement de la publication et de la réutilisation des données ouvertes, la nouvelle version du Portail national des données ouvertes a été lancée le 13 décembre 2021. Ce portail donne accès à des données produites par plusieurs organismes publics, en utilisant, autant que possible, des formats ouverts, standards et documentés pour faciliter l’exploitation et la réutilisation des données.
Voir aussi (en anglais) : Ajout d’une plateforme de participation du public au portail gouvernemental (Brunei); Lancement d’une plateforme d’échange de données (Ouganda); Plus de 200 services gouvernementaux bientôt accessibles en ligne (Bahamas); Migration de services gouvernementaux vers la plateforme de l’Unité de transformation numérique (Bahamas)

Pays-Bas

Collaboration pour l’amélioration des outils d’informatique en nuage et de données (en anglais)

Google Cloud et le gouvernement central des Pays-Bas s’unissent pour favoriser la transition vers les modèles de travail hybrides et l’adoption d’un modèle à nuages multiples. Cette collaboration aidera la fonction publique à mieux utiliser les outils de Google Workspace et à offrir à la population néerlandaise des services numériques améliorés dans des environnements de travail hybrides.

Écosse

Approche de gestion agile pour les projets numériques de la Bibliothèque nationale (en anglais)

La Bibliothèque nationale, qui était aux prises avec des problèmes de gestion de ses projets numériques, a demandé à l’Académie du numérique d’Écosse de lui présenter des méthodes, approches et outils pratiques pour concevoir des services. La politique de gestion de projet se voit ainsi bonifiée d’une nouvelle approche qui sera appliquée aux prochains projets d’envergure de la Bibliothèque.

Singapour

Lancement de deux programmes nationaux d’intelligence artificielle (IA) (en anglais)

Deux programmes viendront promouvoir l’adoption de l’IA dans les services gouvernementaux et financiers. En intensifiant l’utilisation de cette technologie, le gouvernement espère renforcer la prise de décision et la planification, offrir des services plus personnalisés et réactifs, et optimiser les processus administratifs pour la population et les entreprises. L’objectif est d’intégrer l’IA dans des applications qui pourront être déployées dans tout le secteur public.

Émirats arabes unis

Inauguration de la plus grande bibliothèque du monde arabe

La nouvelle bibliothèque Mohammed ben Rashid devient la plus grande bibliothèque du monde arabe. Rassemblant neuf bibliothèques spécialisées, elle possède plus d’un million de livres imprimés et numériques en arabe et dans 30 langues étrangères, et environ six millions de travaux universitaires. Elle propose également 75 000 vidéos, 5 000 revues d’histoire imprimées et numériques, et 35 000 journaux imprimés et numériques.
Voir aussi : Dubaï inaugure la plus grande bibliothèque du monde arabe

Royaume-Uni

Feuille de route en 21 points pour la transformation numérique du gouvernement (en anglais)

La feuille de route est structurée en six missions intergouvernementales : transformation des services publics pour atteindre les résultats voulus; instauration d’un identifiant unique pour l’ensemble du gouvernement; amélioration des données pour alimenter la prise de décisions; sûreté, efficience et durabilité de la technologie; compétences numériques à grande échelle; et système habilitant pour la transformation numérique.

États-Unis

Gouvernement fédéral

La National Archives and Records Administration (NARA) publie un plan stratégique (en anglais)

Le nouveau plan de la NARA (PDF) réoriente ses objectifs stratégiques et investit ses ressources dans le renforcement de l’équité, la création d’une expérience client de calibre mondial et l’accélération de la modernisation interne à la lumière des leçons apprises pendant la pandémie. De plus, il fait état de l’urgence de progresser sur la question des documents électroniques, d’accélérer la numérisation et de rattraper les retards dus à la pandémie.

Section 2 – Événements

Avis

Veuillez prendre note que certains congrès peuvent être tenus en ligne, reportés ou annulés. Voici les renseignements les plus récents disponibles au moment de la publication.

Assemblées annuelles et congrès

Scène nationale

Octobre 2022

Congrès virtuel 2022 Stronger Together (organisé par la communauté des bibliothèques de l’Alberta; en anglais)

Les 6 et 7 octobre

Octobre et novembre 2022

Conférence du Réseau canadien de documentation pour la recherche 2022

Virtuel : du 3 au 7 octobre
En personne : les 1er et 2 novembre à Montréal (Québec), Canada

Novembre 2022

FWD50 2022 (hybride)

Du 1er au 3 novembre à Ottawa (Ontario), Canada

Sommet canadien des données ouvertes 2022

Les 7 et 8 novembre à Whitehorse (Yukon), Canada

Février 2023

Super conférence 2023 de l’Association des bibliothèques de l’Ontario (hybride; en anglais)

Du 1 au 4 février à Toronto (Ontario), Canada

Avril 2023

Congrès 2023 de l’Association des bibliothèques de la Colombie-Britannique (en anglais)

Du 12 au 14 avril à Richmond (Colombie-Britannique), Canada

Mai 2023

Congrès 2023 de l’Association des archivistes du Québec

Du 17 au 19 mai à Québec (Québec), Canada

Scène internationale

Octobre 2022

Vingtième congrès international sur le Dublin Core et les applications des métadonnées (virtuel; en anglais)

Du 3 au 7 octobre

Novembre 2022

Symposium international 2022 de la Branche régionale pour l’Asie du Sud-Est du Conseil international des archives (virtuel, en anglais)

Du 15 au 17 novembre

Congrès 2022 de la Commission des bibliothèques et des archives de l’État du Texas (virtuel; en anglais)

Le 18 novembre

Novembre et décembre 2022

SWIB22 : 14e conférence sur le Web sémantique dans les bibliothèques (virtuel; en anglais)

Du 28 novembre au 2 décembre

Mars 2023

9e Congrès international sur la gestion de l’information (ICIM 2023) (en anglais)

Du 17 au 19 mars à Oxford, Royaume-Uni

9e Sommet annuel sur les données gouvernementales de l’Australie (en anglais)

Les 22 et 23 mars à Canberra, Australie

Avril 2023

Sommet 2023 de l’Association internationale des professionnels de la protection des données (en anglais)

Les 2 et 3 avril (formation); le 3 avril (séance d’apprentissage actif); les 4 et 5 avril (conférence)
Washington D.C., États-Unis

Le web : source et archive

Du 3 au 5 avril à Villeneuve-d’Ascq, France

Congrès 2023 de l’Association pour la gestion intelligente de l’information (en anglais)

Du 26 au 28 avril en Nouvelle-Orléans (Louisiane), États-Unis

Section 3 – Tendances et produits d’aujourd’hui

Tenue de documents : faits nouveaux, projets et initiatives futures

Canada

Bibliothèque de l’Université de l’Alberta – Plan de mise en œuvre de données liées (en anglais)

Les normes régissant les métadonnées des bibliothèques connaissent une profonde transformation. On y intègre les données liées, ce qui engendre de vastes mouvements de données avec tout ce qu’ils impliquent pour les systèmes des bibliothèques. La Bibliothèque de l’Université de l’Alberta prend les devants de cette transformation en déployant de façon stratégique les données liées. Elle publiera son plan de mise en œuvre sous peu.

Belgique

Projet de numérisation de collections

KBR (la Bibliothèque royale de Belgique), les bibliothèques de l’université KU Leuven et Google s’unissent pour mettre en ligne des collections de documents numérisés reflétant le riche patrimoine culturel et historique belge, soit plus de 80 000 œuvres numérisées.
Voir aussi : Mise en ligne de livres et de documents historiques

Finlande

Bibliothèque nationale – Projet de numérisation et de diffusion de journaux en suédois (en anglais)

Le projet vise à convertir au format numérique tous les journaux parus en suédois de manière à former une frise historique ininterrompue. Il représente de trois à quatre millions de nouvelles pages, pour un total de six millions de pages.

France

Création d’une offre de service interministérielle dédiée à l’archivage des données publiques (VaS)

Un projet interministériel d’archivage se situant dans la droite ligne du Programme Vitam (2015) vient tout juste d’être lancé. Il permet aux ministères et opérateurs de l’État d’assurer l’archivage intermédiaire de leurs données et documents, avant versement aux Archives nationales.

Israël

Bibliothèque nationale – Projet de conservation de l’information sur le coronavirus (en anglais)

La Bibliothèque nationale estime que la participation du public est cruciale dans le cadre de ce projet. Elle lui demande donc de l’aider à documenter et à préserver l’information relative à la COVID-19 qui a été publiée dans la sphère numérique et qui présente un intérêt ou une importance historique (par exemple la couverture médiatique, les mouvements d’envergure ou les dilemmes collectifs).

Nigéria et Corée du Sud

Projet visant à jeter les fondements de la gouvernance numérique pour le Nigéria (2e phase; en anglais)

Le succès de la deuxième phase de ce projet repose sur deux facteurs névralgiques : la structure de mise en œuvre, qui repose sur des bases institutionnelles solides grâce au Conseil présidentiel de mise en œuvre; et l’efficacité des efforts de coordination du ministère des Communications et de l’Économie numérique.
Voir aussi : La Corée du Sud investit 13 millions dans la phase 2 du projet (en anglais)

Royaume-Uni

Archives nationales – Service de transfert de documents numériques (en anglais)

Les Archives nationales travaillent à un service de transfert robuste, sécurisé et intuitif grâce auquel les ministères pourront lui transmettre leurs documents créés en format numérique, conformément à la Loi sur les documents publics. L’objectif est de lancer la version bêta d’ici mars 2023 afin que les ministères puissent s’y connecter pour y transférer leurs documents.
Voir aussi : Page d’accueil du service de transfert (en anglais)

Organisations diverses – Préservation et présentation des produits numériques et hybrides (en anglais)

Le projet s’intéresse à la difficulté de rassembler, préserver et présenter des produits numériques et hybrides sous forme de collections muséales, en mettant l’accent sur la préservation numérique, la gestion des collections et leur accessibilité au public. Il conjugue des recherches théoriques, des études de cas sur des collections, des ateliers et l’élaboration de deux projets pilotes techniques.

États-Unis

OCLC – Projet de recherche : Gestion collaborative des données de recherche (en anglais)

Le projet aidera les bibliothèques universitaires à prendre des décisions stratégiques éclairées quant à l’achat groupé d’outils de gestion des données de recherche. L’équipe de projet formulera des recommandations sur l’évaluation des projets de collaboration et se penchera sur une série de cas afin d’en dégager des leçons. Ces travaux permettront de mieux comprendre les mécanismes de la collaboration et éclaireront les futurs partenariats entre bibliothèques.
Voir aussi : Rapport d’OCLC sur la gestion des données de recherche aux États-Unis (en anglais)

États-Unis et Royaume-Uni

Organisations diverses – Projet de dispositifs de lecture de cartes (en anglais)

Le projet modifie l’approche des professionnels des sciences humaines et du patrimoine utilisant des cartes grâce à la lecture de contenu à l’échelle à l’aide de textes plutôt que d’images; à l’intégration d’outils annotant des images et associant des lieux géographiques pour donner un sens au texte sur les cartes; à l’amélioration de la repérabilité des cartes et de l’historique des collections dans les institutions culturelles; et à l’analyse du texte sur les cartes.
Voir aussi (en anglais) : Présentation vidéo; Comment l’apprentissage machine aide à déchiffrer les cartes historiques

Produits et outils de partout dans le monde

Canada

Bibliothèque et Archives nationales du Québec – Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec (version 1.3), 2022 (PDF)

Bon nombre de gestionnaires ont tendance à négliger la gestion de leurs archives et, par conséquent, n’arrivent pas à satisfaire aux exigences archivistiques. Ce guide constitue un pas important en ce qui concerne le respect de ces exigences. Il a essentiellement pour but, d’une part, d’accroître la fiabilité de la gestion des dossiers dans les collèges et, d’autre part, de rendre cette gestion conforme aux lois et règlements auxquels ceux-ci sont soumis.

Australie

Archives nationales – Conseils sur le transfert de documents à partir d’un système de gestion électronique des documents et des dossiers (en anglais)

De nouveaux conseils ont été publiés au sujet des facteurs à considérer lors du transfert de documents à partir d’un système de gestion électronique des documents et des dossiers. Ils s’inspirent de la boîte à outils de la Coalition de préservation numérique, élaborée grâce à la contribution de nombreux membres, dont les Archives nationales d’Australie.

Archives et documents de l’État de la Nouvelle-Galles du Sud – la tenue de documents dans Microsoft 365 (M365) (en anglais)

Les sujets abordés comprennent les services et applications de M365, la conformité aux règles de gestion des documents dans M365 et la stratégie de tenue de documents dans M365.
Voir aussi : Gestion des documents dans M365 (Archives nationales d’Australie; en anglais)

Finlande

Bibliothèque nationale – Interface utilisateur des archives Web de la Finlande (en anglais)

Les archives Web finlandaises, dont le contenu et l’apparence ont été remaniés, sont maintenant accessibles sur les postes de travail destinés à la consultation des œuvres assujetties au dépôt légal. Les utilisateurs peuvent y consulter les pages Web, mais aussi les gazouillis et les vidéos conservés dans les archives, en tenant compte des particularités de ces types de contenu.

France

Archives nationales – ADAMANT (Accès et diffusion des archives et des métadonnées des Archives nationales dans le temps)

Les internautes peuvent tester un nouvel outil en ligne, ADAMANT. Il s’agit d’un prototype qui permet de consulter, à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent, des archives nativement numériques librement diffusables.
Voir aussi : Internautes, testez le prototype d’Adamant et accédez aux archives librement diffusables

Grèce

SAGE – Plateforme d’enrichissement et de validation sémantique (en anglais)

Ce système en ligne permet de manipuler des métadonnées du modèle de données européen, mais aussi d’autres formats et modèles, afin qu’elles soient enrichies automatiquement par des services externes de pointe utilisant l’intelligence artificielle et la sémantique du Web.

Indonésie

Bibliothèque nationale – Application de collecte de données sur les bibliothèques (en anglais)

Les données et les profils des bibliothèques stockés dans la base de données de la Bibliothèque nationale seront mis à jour à l’aide d’une application de collecte de données intégrant le numéro d’identification de chaque bibliothèque et des cartes des bibliothèques par région. Entre autres avantages, cette initiative aidera la Bibliothèque nationale à élaborer et réviser des normes nationales pour tous les types de bibliothèques.

Nouvelle-Zélande

Archives nationales – Documenter la riposte à la COVID-19 (en anglais)

Depuis le début de la pandémie, le secteur public a dû subir plusieurs confinements, modifier ses méthodes et ses lieux de travail, et surmonter de nouveaux défis en matière de tenue de documents. L’adoption du cadre de protection contre la COVID-19 permet d’analyser ce que tout cela implique sur le plan de la gestion continue des documents traitant du coronavirus.

Afrique du Sud

Fonction de recherche pour les entreprises de Konica Minolta (en anglais)

La fonction de recherche intuitive permet aux entreprises de trouver les données et l’information requises en quelques secondes, sans avoir à passer d’une application à l’autre ou à multiplier les recherches dans plusieurs systèmes.

Royaume-Uni

Commissariat à l’information – Boîte à outils visant à réduire les risques que l’intelligence artificielle fait peser sur la protection des données (en anglais)

La boîte à outils offre des moyens concrets de réduire les risques que présentent les systèmes organisationnels d’intelligence artificielle pour les droits et libertés individuels. Elle comporte un webinaire.

États-Unis

Archives d’État de la Caroline du Nord – Test de connaissance en gestion de documents : les déclencheurs (en anglais)

Si vous devez conserver un document pendant trois ans, à partir de quand ce délai court-il? La réponse dépend du « déclencheur ». Faites ce test pour en savoir plus sur les déclencheurs et mettre vos connaissances à l’épreuve en cherchant à repérer les déclencheurs dans un calendrier de conservation. Les exemples sont tirés du calendrier général de conservation des organismes publics locaux, mais les principes s’appliquent à tout dépositaire de documents.

Études et enquêtes

Nouvelle-Zélande

Rapport d’enquête sur la gestion de l’information dans le secteur public 2020-2021 (en anglais)
Publié par les Archives de Nouvelle-Zélande. Mis à jour le 1er avril 2022.

Le questionnaire d’enquête a été envoyé à 258 organismes du secteur public entre le 8 et le 25 juin 2021. Le taux de réponse a été de 84 %. L’enquête aide à évaluer le rendement général de ces organismes sur le plan des exigences de la Loi sur les archives publiques de 2005, des normes obligatoires et des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information; mesure l’amélioration du rendement au fil du temps; aide à repérer les risques, les défis, les possibilités et les nouvelles tendances touchant la gestion de l’information organisationnelle, afin de mettre en place une réglementation adaptée; et rend compte du rendement des organismes en matière de gestion de l’information.

Royaume-Uni

Création d’une collection nationale – Rapport commandé : vérification des collections numériques (en anglais)
Publié le 23 mars 2022. Rédigé par Kevin Gosling et Gordon McKenna (Collections Trust), et Adrian Cooper (Intelligent Heritage).

De septembre 2021 à la fin de janvier 2022, Collections Trust a mené une vérification (PDF) des collections numériques des grandes institutions du patrimoine culturel au Royaume-Uni. Sur les 264 institutions invitées à y prendre part, 230 (87 %) ont répondu à l’appel. Ces travaux étaient commandés par le programme de recherche Vers une collection nationale, subventionné par le Conseil de recherche en arts et en sciences humaines. L’objectif était de déterminer le nombre, l’ampleur et les caractéristiques des collections numériques conservées dans le secteur du patrimoine culturel britannique qui pourraient faire partie d’une future infrastructure nationale de collections numériques.

Monde

11e rapport annuel sur la gouvernance de l’information numérique dans les organisations (2022)
Publié par Serda Conseil et SerdaLab du groupe SERDA/ARCHIMAG

Cette enquête, menée au cours des deux premiers mois de 2022 auprès de plus de 200 organisations publiques et privées et d’associations ou organisations non gouvernementales, établit un baromètre des attentes, des projets, des solutions, des innovations, des tendances et même des sujets d’irritation qui nourrissent les programmes 2022 en matière de gouvernance de l’information numérique.

Évidemment, toutes les organisations travaillent désormais dans un environnement 100 % numérique, quels que soient leurs secteurs, leurs tailles et leurs métiers. Pour autant, l’analyse 2022 permet de vérifier que les évolutions des modes de travail et l’atteinte des avantages promis par une complète transformation numérique des métiers restent pour beaucoup encore au stade de la mise en œuvre, et que les modes d’organisation et les choix d’outillage ne sont pas toujours stabilisés.

Section 4 – Lectures et enregistrements suggérés

Articles, livres blancs, présentations, rapports, vidéos et balados

Canada

Article d’ARMA Canada : Gouvernance de l’information et des données : quelle différence et quelle importance? (en anglais)

Rédigé par Jennifer Bodnarchuk, M. Sc., Ph. D., scientifique principale de données à la Ville de Winnipeg, publié dans Sagesse, volume VII, hiver 2022

Cet article effleure la question de la distinction entre données et information, et conclut qu’il est difficile de tracer une ligne claire entre ces deux notions. Au lieu de proposer une démarcation nette, l’auteure suggère de s’attarder à leurs similarités afin que les spécialistes du domaine puissent aider leurs organisations respectives à trouver les connaissances et la sagesse nécessaires pour réaliser leurs stratégies et atteindre leurs objectifs.

Australie

Article : Prépondérance du contexte dans la gestion de l’information (en anglais)
Rédigé par Alyssa Blackburn, directrice de la stratégie d’information et de documentation, AvePoint, 1er mars 2022

La gestion de l’information « sur place » signifie que le contenu est géré là où il a été créé, et que sa gestion à long terme n’est pas assurée ailleurs ou dans une autre base de données. Dans quelles circonstances la gestion sur place ne convient-elle pas? Lorsqu’elle occasionne une perte de contexte. Celui-ci, s’il n’est pas compromis, doit toujours l’emporter sur le lieu de conservation. Cet article traite des stratégies pour préserver le contexte entre les divers dépôts.

Finlande et Norvège

Article : L’intelligence artificielle dans les bibliothèques de recherche : analyse documentaire (en anglais)
Rédigé par Heli Kautonen, Bibliothèque de la Société de littérature finnoise, et Andrea Gasparini, Bibliothèque de l’Université d’Oslo. Publié dans le LIBER Quarterly, vol. 32, no 1, 31 janvier 2022

Cette revue approfondie de la littérature s’intéresse à la manière dont les bibliothèques de recherche perçoivent l’intelligence artificielle (IA), y réagissent et l’utilisent. Elle traite des rôles assignés aux bibliothèques, aux bibliothécaires, aux usagers et à l’IA. Enfin, elle présente la réflexion conceptuelle comme un moyen de résoudre les nouveaux enjeux que pose l’IA et d’ouvrir des débouchés stratégiques à cette technologie.

France

Article : Signature électronique : quelles conditions pour l’utiliser comme preuve?
Rédigé par Eric Le Ven, publié dans archimag.com, 27 avril 2022, mis à jour le 29 août 2022

La signature électronique s’est considérablement démocratisée au cours des dernières années, sous l’effet accélérateur de la pandémie de COVID-19. Il est très important de la valider dès son apposition sur un document. Divers sujets sont abordés : la vérification de la validité des certificats de signatures électroniques; les étapes de la vérification et de la validation; la préservation qui suit la validation; etc.

Italie

Article : L’importance stratégique des archives numériques en entreprise (en anglais)
Publié par Doxee, 10 mai 2022

Les archives numériques d’une entreprise constituent sa mémoire numérique, essentiellement composée de documents électroniques. Pour préserver cette mémoire, les organisations doivent absolument conserver leurs documents numériques dans les règles de l’art. Les gestionnaires doivent maintenant prendre conscience de la nécessité d’instaurer une véritable culture numérique, permettant de connaître et de gouverner les archives d’une organisation tout au long de leur cycle de vie.

Royaume-Uni

Article : Gestionnaires de documents et d’information : Mettez à profit vos compétences dans M365 (en anglais)
Rédigé par Rebecca Cato, ingénieure de solutions (gestion de documents), AvePoint, 18 mars 2022

Un nouvel enjeu émerge : par où commencer pour garder le contrôle de son contenu dans Microsoft 365? Bon nombre de gestionnaires de l’information n’ont aucun mal à évaluer et à éliminer des documents physiques, mais ne savent que faire du contenu numérique stocké dans Microsoft 365. L’auteure s’intéresse à la perception des professionnels de l’information quant à l’évolution de Microsoft 365 au sein de leur organisation. Elle se penche aussi sur la gestion durable de l’information.

États-Unis

Article d’OCLC : Pour un portefeuille de métadonnées équilibré (en anglais)
Rédigé par Kathryn Stine, agente principale de programme et de mobilisation, OCLC Research, responsable du groupe de discussion des gestionnaires de métadonnées au sein du partenariat des bibliothèques de recherche d’OCLC, 15 mars 2022

Les gestionnaires de métadonnées participent à la planification de nouveaux modèles de service et adoptent des structures organisationnelles novatrices. L’évaluation de ces nouveautés s’ajoute aux fonctions et responsabilités de base généralement associées aux métadonnées.

L’équilibrage du portefeuille de métadonnées est un processus itératif qu’il faut adapter au contexte local, aux orientations stratégiques et aux possibilités de collaboration. La recherche et le maintien de cet équilibre peuvent révéler l’importance des compétences et des sensibilités liées aux métadonnées pour la création de nouvelles applications.

Monde

Livre blanc : Les défis de la gestion de documents dans un contexte de travail à distance (en anglais)
ISO/TC 46 SC 11 – Archives and records management, 2022

Ce livre blanc (PDF) expose les défis de la gestion de documents (et les moyens de les surmonter) auxquels les organisations sont confrontées maintenant que le déroulement des activités dépend de moins en moins du temps, du lieu et du support de stockage. Il propose en outre des méthodes de gestion des documents et de l’information dans le contexte de la décentralisation du travail intellectuel.

Livres

Suggestions de lectures

AvePoint (éditeur), Microsoft 365 Records Management Roadmap: What Information Managers Can Expect During Digital Transformation, 2021 (PDF)

Ce livre numérique décrit la planification, l’exécution et la gestion d’un processus de migration vers un système de gestion des documents centralisé dans Microsoft 365. Il aide à s’y retrouver dans les exigences courantes liées à la conformité des documents, à créer des calendriers de conservation et de disposition ainsi qu’à garantir la sécurité de la gestion de l’information.

Desrochers, Pierre, Les données administratives publiques dans l’espace numérique, 2022

Les incidences des mégadonnées, ou Big Data, et l’arrivée de l’apprentissage automatique et de l’intelligence artificielle sont importantes pour les organisations et la gouvernance de leur information. Ce livre est conçu pour aider les gestionnaires à mieux comprendre les enjeux liés à la création, à l’exploitation et à l’encadrement des données administratives et leur permettre de maximiser leur utilisation. Il constitue une référence pratique pour les gestionnaires qui discutent avec les chercheurs, les analystes et les praticiens.

Horodyski, John, Metadata Matters, 2022

Les métadonnées sont le fondement de toute stratégie numérique; elles permettent aux organisations de mettre en place le bon système pour les bons utilisateurs au bon moment. Indispensables, elles sont le meilleur moyen de rentabiliser les investissements dans les biens numériques. Elles préviennent aussi les occasions manquées en aidant les organisations à faire en sorte que les utilisateurs reconnaissent, découvrent et expérimentent leur marque de la manière dont elles le souhaitent. Les métadonnées sont aussi un moyen de défense incontournable, et ce livre explique comment établir cette défense.

Ngoepe, Mpho (directeur de publication), Managing Digital Records in Africa, 2022

Ce livre propose une analyse juridique et une évaluation systématique des méthodes de gestion des documents numériques dans quatre pays d’Afrique (Afrique du Sud, Botswana, Kenya et Zimbabwe). Il traite également de la gestion de documents au moyen d’applications Web, de la fiabilité des documents et de l’authentification des documents numériques aux fins de vérification. Enfin, il analyse les programmes d’études liés aux documents numériques des établissements d’enseignement supérieur de 38 pays africains.

Robinson, Pamela, et Teresa Scassa (directrices de publication), The Future of Open Data, 2022

Ce livre est issu d’un projet de recherche subventionné par le Conseil de recherches en sciences humaines. Les collaborateurs partagent leurs idées sur l’avenir des données ouvertes à la suite de recherches menées pendant cinq ans sur la communauté canadienne des données ouvertes. Ils adoptent une perspective critique de ce qui pourrait et devrait arriver dans un contexte où évoluent les efforts concernant les données ouvertes.